Kunnanhallitus
Pöytäkirja 06.06.2023/Pykälä 120

KHALL 06.06.2023 § 120  

680/00.02.01/2023  

Talousjohtaja Sotkamon kunnan hallintopalvelut on pyytänyt tarjousta 12.5.2023 päivätyllä tarjouspyynnöllä Sotkamon kunnan talous-, palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuudesta SaaS-palveluna sisältäen järjestelmän käyttöönoton, ylläpidon ja tuen. Hankinnan tavoitteena on ostaa kilpailutuksen perusteella järjestelmäratkaisu, jossa toimittaja tarjoaa kunnalle kokonaisvaltaisesti talous-, henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmän seuraavasti:

-          Henkilöstö- ja palkkahallinto; palkanlaskenta, palkkiot, palvelussuhteen hallinta, matka- ja kululaskutus, raportointi, tilastointi

-          Taloushallinto (OPTIO); taloussuunnittelu ja budjetointi, kirjanpito mukaan lukien konsernitilinpäätös, osto- ja myyntireskontra, maksuliikenne, käyttöomaisuuskirjanpito, raportointi, tilastointi

-          Käyttöönottoprojekti; käyttöoikeuksien määrittely, tili- ja kustannuspaikkatietojen määrittely, kirjalliset ohjeet, aiemman aineiston siirto uuteen ohjelmaan (integraatio)

-          Ohjelmistojen ylläpito ja päivittäinen käyttötuki

-          sähköinen arkistointiratkaisu (OPTIO)

Tällä hetkellä Sotkamon kunta ostaa talous- ja palkanlaskennan palvelut Monetra Oy:ltä. Tilaajalla on käytössään palkkahallinnon osalta Personec F-ohjelma ja taloushallinnon osalta Intime ja Tabella- ohjelmat. Sotkamon kunnan ja Monetra Oulu Oy:n puitesopimus on määräaikainen 4-vuoden sopimus, joka päättyy 26.5.2024. Tämän vuoksi Sotkamon kunnan on tarkasteltava talous-, palkka- ja henkilöstöhallinnon palveluiden jatkoa siten, että varataan riittävä aika muutoksen toteuttamiseksi.

Henkilöstö- ja palkanlaskentajärjestelmän tuotantokäytön tulee alkaa 1.11.2023 ja taloushallinnon järjestelmän 1.1.2024.

Hankinta tehdään julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 57 §:n mukaisella nopeutetulla avoimella menettelyllä. Hankintalain 56 §:n mukaisia normaaleja avoimen menettelyn määräaikoja ei voida noudattaa kiireen ja lähestyvän kesälomakauden vuoksi, koska käyttöönottoprojektin tulee olla toteutettuna ja henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmän tuotantokäytössä 1.11.2023 alkaen ja taloushallinnon järjestelmän viimeistään 1.1.2024 alkaen.

Tarjouspyyntö julkaistiin EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana 14.5.2023 julkisten hankintojen Hilma-verkkopalvelussa. Tarjouspyyntöä on täydennetty 19.5.2023.

Tarjoukset pyydettiin toimittamaan sähköisesti Tarjouspalvelu.fi-portaalin kautta keskiviikkoon 31.5.2023 klo 12.00 mennessä.

Tarjousten vertailuperusteena käytetään kokonaisvertailuhintaa ja tarjouksista valitaan se, joka on hinnaltaan halvin. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi toimittaja.

Ennen hankintasopimuksen allekirjoittamista käydään kokonaisvertailuhinnaltaan edullisimman tarjouksen jättäneen kanssa sopimusneuvottelut, jossa sovitaan sopimusehdoista.

EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätös perusteluineen tiedoksi.

Henkilöstö- ja palkkahallinnon sekä optiona olevan taloushallinnon ohjelmistopalveluiden hankinnasta tehdään erilliset päätökset ja sopimukset.

Määräaikaan mennessä saapui 1 tarjous.

Tarjouspyyntö, vaatimukset ja tarjousten avauspöytäkirja ovat liitteenä. Tarjousasiakirjat ovat nähtävillä kokouksessa.

Lisätietoja asiasta antaa talousjohtaja Piia Törhönen-Sirviö, puh. 040 674 0269 tai piia.torhonen-sirvio@sotkamo.fi   

Kunnanjohtaja

Ehdotus Kunnanhallitus tutustuu saatuun tarjoukseen ja päättää toimittajan valinnasta.

Kunnanhallitus Puheenjohtaja ehdotti asioiden käsittelyjärjestyksen muuttamista siten, että lisälistalla kokouskutsussa mainitsemattoma asiana § 126 Talous-, palkka- ja henkilöstöjärjestelmän kilpailutus käsitellään §:n 119 jälkeen.

 Kunnanhallitus hyväksyi puheenjohtajan ehdotuksen asioiden käsittelyjärjestyksen muuttamisesta. Tämän jälkeen asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä. Asiat numeroidaan muutetun käsittelyjärjestyksen mukaisesti §:stä 120 lähtien.

 Kunnanhallitus päätti ottaa asian puheenjohtajan ehdotuksesta käsiteltäväksi hallintosäännön 17 luvun 16 §:n mukaisena kokouskutsussa mainitsemattoma asiana.

Kunnnanjohtaja

Ehdotus kokouksessa Kunnanhallitus päättää hankkia Sotkamon kunnan talous-, palkka- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäkokonaisuuden CGI Finland Oy:ltä liitteen mukaisin ehdoin.

Kunnanhallitus

Päätös Kunnanhallitus tutustui CGI Finland Oy:n tarjoukseen talous-, palkka- ja henkilöstöjärjestelmäkokonaisuudesta.

Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti kunnanjohtajan kokouksessa tehdyn ehdotuksen.

Tarjouksen yhteenveto on liitteenä.

Merkittiin, että talousjohtaja Piia Törhönen-Sirviö ja hallinto- ja henkilöstöjohtaja Riikka Boren olivat asiantuntijoina asian käsittelyn aikana ja poistuivat kokouksesta ennen päätöksen tekoa.

Merkittiin, että Sami Kilpeläinen saapui kokoukseen etäyhteydellä tämän asian käsittelyn aikana klo 17.55.

 _______

Otteet CGI Finland Oy

 Talousjohtaja Piia Törhönen-Sirviö

 Hallinto-ja henkilöstöjohtaja Riikka Boren

 _______