Kunnanhallitus
Pöytäkirja 01.10.2024/Pykälä 166

KHALL 01.10.2024 § 166  

745/00.02.01/2024  

Kunnanjohtaja  Kunnanvaltuusto on 18.6.2024 § 49 hyväksynyt tarkastuslautakunnan esityksestä vuoden 2023 arviointikertomuksen ja päättänyt antaa kunnanhallitukselle tehtäväksi huomioida arviointikertomuksessa esitetyt havainnot vuoden 2024 talousarvion valmistelussa.

 Kuntalain 121 §:n mukaan kunnanhallitus antaa valtuustolle lausunnon niistä toimenpiteistä, joihin arviointikertomus antaa aihetta. Tarkastuslautakunta on kiinnittänyt arviointikertomuksessaan huomiota seuraaviin keskeisiin havaintoihin ja johtopäätöksiin:

1. Tarkastuslautakunta on päättänyt nostaa taloudesta tarkasteltavaksi seuraavan huomion, johon pyydämme kommenttia:

?      Tarkastuslautakunta suosittaa, että talouden raportointi ja päättäjille suunnattu talousviestintä olisi jatkuvaa ja ajantasaista. On hyvä viestiä myös siitä, kuinka talouden yllättäviin tilanteisiin aiotaan reagoida ja millaisella aikataululla tämä tehdään. Lautakunta suosittelee myös, että talousarviomuutokset tuodaan kunnanvaltuuston käsiteltäviksi niin varhain kuin mahdollista.

2. Tarkastuslautakunta on päättänyt nostaa hallinnon toimialalta tarkasteltavaksi seuraavia huomioita, joihin pyydämme kunnalta vastausta:

?      Henkilöstön kehityskeskusteluiden vähäinen lukumäärä herättää edelleen huolta. Tarkastuslautakunta kysyy: kuinka varmistetaan jatkossa, että koko henkilöstön kehityskeskustelut on käyty 1-2 vuoden välein, ja keskusteluja varten hyödynnettävä sähköinen alusta otetaan laajasti käyttöön?

?      Tarkastuslautakunta suosittelee, että kunnan sisäisen viestinnän toimivuuteen ja viestinnän yhdenvertaisuuden toteutumiseen kiinnitettäisiin huomiota. Tiedon on oltava helposti saavutettavaa kaikille työntekijöille.

3. Tarkastuslautakunta on päättänyt nostaa sivistyksen toimialalta tarkasteltavaksi seuraavia huomioita, joihin pyydämme kunnalta vastausta:

?      Tarkastuslautakunta suosittaa, että kulttuuritarjonnassa huomioidaan monenlaiset kohdeyleisöt vauvasta vaariin. Tarjonnan on hyvä olla mahdollisimman helposti lähestyttävää sekä esteetöntä. Myös kuntalaisia aktivoiville, osallistaville kulttuuritapahtumille on kysyntää.

4. Tarkastuslautakunta on päättänyt nostaa yleisesti kunnan toiminnasta tarkasteltavaksi seuraavia huomioita, joihin pyydämme kunnalta vastausta:

?      Tarkastuslautakunta suosittaa, että Sotkamon kunnan erilaisten hankkeiden tuloksia sekä niiden mahdollisesti tuottamia hyötyjä tuotaisiin jatkossa selkeämmin ja koostetummin esille.

?      Sotkamossa on paljon ulkomailta saapuneita asukkaita. Tarkastuslautakunta suosittaa, että maahanmuuttajille luodaan hyvät mahdollisuudet kotoutua kuntaan ja osaksi paikallista yhteisöä. Maahanmuuttajille on hyvä tarjota informaatiota, opastusta ja viestintää eri kielillä.

Lisätietoja asiasta antaa kunnanjohtaja Mika Kilpeläinen, puh. 044 750 211 tai mika.kilpelainen@sotkamo.fi

Kunnanjohtaja

Ehdotus Kunnanhallitus päättää antaa valtuustolle seuraavan lausunnon vuoden 2023 arviointikertomuksessa mainittuihin huomioihin:

1. Tarkastuslautakunta on päättänyt nostaa taloudesta tarkasteltavaksi seuraavan huomion, johon pyydämme kommenttia:

? Tarkastuslautakunta suosittaa, että talouden raportointi ja päättäjille suunnattu talousviestintä olisi jatkuvaa ja ajantasaista. On hyvä viestiä myös siitä, kuinka talouden yllättäviin tilanteisiin aiotaan reagoida ja millaisella aikataululla tämä tehdään. Lautakunta suosittelee myös, että talousarviomuutokset tuodaan kunnanvaltuuston käsiteltäviksi niin varhain kuin mahdollista.

Vastaus:
Talousarviomuutokset vuodelta 2024 on käsitelty hallituksessa 16.9.2024. Talousviestintä on vuonna 2024 ollut ajantasaista siltä osin kuin kuukausittaiset kausien sulut on saatu valmiiksi. Koko kuntaa koskevia talousennusteita on  myös esitelty hallitukselle ja valtuustolle vuoden kuluessa. Toimialakohtaiset ennusteet, sekä lyhyen että pitkän aikavälin, saadaan valmiiksi 8.10.2024, jolloin ne esitellään valtuustoseminaarissa.

2. Tarkastuslautakunta on päättänyt nostaa hallinnon toimialalta tarkasteltavaksi seuraavia huomioita, joihin pyydämme kunnalta vastausta:

? Henkilöstön kehityskeskusteluiden vähäinen lukumäärä herättää edelleen huolta. Tarkastuslautakunta kysyy: kuinka varmistetaan jatkossa, että koko henkilöstön kehityskeskustelut on käyty 1-2 vuoden välein, ja keskusteluja varten hyödynnettävä sähköinen alusta otetaan laajasti käyttöön?

Vastaus:
Henkilöstöjärjestelmä Populuksen osaksi hankitaan HR-lisäosa, jonne kehityskeskustelut jatkossa tehdään. Populus on säännöllisesti käytössä koko henkilöstöllä, eikä kehityskeskustelu vaadi erillisiä käyttöoikeuksia tai eri ohjelmiston osaamista. Kehityskeskustelujen merkitystä ja hyötyjä tuodaan esille esihenkilöinfoissa, työyhteisöjen palavereissa ja intranetissä. Koulutetaan henkilöstöä käyttämään uutta sähköistä lomaketta ja lisäksi kehityskeskusteluissa tarvittavia muita taitoja, kuten esimerkiksi fasilitointi-, puheeksiotto- ja työyhteisötaitoja. Ennen sähköisen lomakkeen vakiintumista kerätään käydyistä kehityskeskusteluista tietoa koulutussuunnitelman laatimisen yhteydessä. Kehityskeskusteluja ja siihen verrattavissa olevia keskusteluja käydään myös tva- ja henkilökohtaisen lisän arviointien yhteydessä. Sähköiseen järjestelmään tallennettujen keskustelujen määrää on tulevaisuudessa helpompi seurata.

? Tarkastuslautakunta suosittelee, että kunnan sisäisen viestinnän toimivuuteen ja viestinnän yhdenvertaisuuden toteutumiseen kiinnitettäisiin huomiota. Tiedon on oltava helposti saavutettavaa kaikille työntekijöille.

Vastaus:
Sotkamon kunnan työyhteisöviestinnän ohje valmistui vuoden 2023 lopulla, jota on käsitelty viestintätyöryhmässä, johtoryhmässä, yt-työryhmässä sekä tietoturva- ja tietosuojatyöryhmässä. Ohjeessa määritellään periaatteet, kanavat ja roolit sisäisen viestinnän toteutukselle, ja muun muassa esihenkilöiden molemmin suuntaista viestintäroolia on vahvistettu.  Myös työyhteisön ja työntekijän viestintäroolit on kuvattu. Sisäisen viestinnän lähtökohdat ja periaatteet ovat avoimuus, rehellisyys ja vuorovaikutteisuus, oikea-aikaisuus ja aktiivisuus, ymmärrettävyys ja saavutettavuus sekä yhdenvertaisuus ja tasapuolisuus.  Työyhteisöviestinnän onnistuminen on koko organisaation yhteinen asia. Ohjeistuksen jalkauttaminen henkilöstölle käynnistyi 2024.

Sisäisen viestinnän toimivuutta on parannettu edistämällä tiedon saavutettavuutta viestintäteknisin keinoin ja laitehankinnoin.

3. Tarkastuslautakunta on päättänyt nostaa sivistyksen toimialalta tarkasteltavaksi seuraavia huomioita, joihin pyydämme kunnalta vastausta:

? Tarkastuslautakunta suosittaa, että kulttuuritarjonnassa huomioidaan monenlaiset kohdeyleisöt vauvasta vaariin. Tarjonnan on hyvä olla mahdollisimman helposti lähestyttävää sekä esteetöntä. Myös kuntalaisia aktivoiville, osallistaville kulttuuritapahtumille on kysyntää.

Vastaus:
Kulttuuritoimi tarjoaa erilaisia tapahtumia ympäri vuoden sekä maksullisina että maksuttomina. Tapahtumissa huomioidaan vuosittain eri kohderyhmät, esim. lapsille kohdennettuina on ollut Lasten tapahtuma Lasten oikeuksien viikolla (kansalaisopiston järjestämänä yhteistyössä muiden vapaa-aikapalveluiden kanssa), kulttuuriopetussuunnitelman (Kops) kautta varhaiskasvatukselle, perusopetukselle ja lukiolle järjestetään suunnitelman mukaisesti kohdennettuja tapahtumia, kokemuksia ja elämyksiä, mm. konsertteja, teatteria, museokäyntejä, taidenäyttelyitä ym. Valtakunnallinen Taidetestaajat mahdollistaa kaikille Suomen kahdeksasluokkalaisille kulttuuriin tutustumista.

Kansalaisopistolla on lapsille ja nuorille taiteen perusopetusta tanssissa, kädentaidoissa ja kuvataiteessa. Lisäksi muita lapsille ja nuorille suunnattuja kursseja on useita. Harrastamisen Suomen mallin kautta tarjotaan erilaista kulttuuritoimintaa ja samoin nuorisotoimen perustoiminnassa sekä kerhotoiminnassa. Vuoden 2023 toiveiden perusteella tarjottiin myös aikuisille taiteen perusopetusta kuvataiteessa ja erillinen kulttuurikurssi lukuvuodelle 2024-2025. Seniori-ikäisille on järjestetty konsertteja, luentoja ja teatteria. Lisäksi kirjastossa on järjestetty monenlaista kulttuuriin liittyvää toimintaa. Esiintyjiä on viety myös Himmeliin. Liikuntakulttuuri on osa kulttuuritoimintaa ja kunta järjestää sekä kurssitoimintaa että erilaisia tapahtumia.

Käytössä on turvallisen tilan periaatteet, esteettömyys huomioidaan korotettujen katsomoiden kautta, verkkokaupan kautta on helppo hankkia lippuja ja Kaiku-kortilla voi osallistua maksuttomasti maksullisiin kulttuuritilaisuuksiin sekä kansalaisopiston yhdelle kurssille vuosittain. Maksuttomia kulttuuritilaisuuksia on ollut useita, ja Hama-rahoituksella (Taike) järjestettiin yhteisöllisiä kylätapahtumia. Muutamia kulttuuritilaisuuksia on myös striimattu, jolloin niiden seuraaminen on mahdollistunut kotoa käsin.

4. Tarkastuslautakunta on päättänyt nostaa yleisesti kunnan toiminnasta tarkasteltavaksi seuraavia huomioita, joihin pyydämme kunnalta vastausta:

? Tarkastuslautakunta suosittaa, että Sotkamon kunnan erilaisten hankkeiden tuloksia sekä niiden mahdollisesti tuottamia hyötyjä tuotaisiin jatkossa selkeämmin ja koostetummin esille.

Vastaus:
Jatkossa merkittävistä hankkeista tehdään erillinen raportointi tilinpäätökseen. Lisäksi hankkeiden tuloksia ja vaikutuksia voidaan esitellä lautakuntien, kunnanhallituksen ja valtuuston kokouksissa, iltakouluissa tai seminaareista.

? Sotkamossa on paljon ulkomailta saapuneita asukkaita. Tarkastuslautakunta suosittaa, että maahanmuuttajille luodaan hyvät mahdollisuudet kotoutua kuntaan ja osaksi paikallista yhteisöä. Maahanmuuttajille on hyvä tarjota informaatiota, opastusta ja viestintää eri kielillä.

Vastaus:
Kunnan verkkosivuille on asennettu tekoälypohjainen kolmannen osapuolen ääni-käännöspalvelu, jonka avulla sivun sisältöjä voi kuunnella ja kääntää eri kielelle. Käyttäjä voi valita käännöskielen ja joko lukea käännetyn sisällön tai kuunnella sen ääneen. Lisäksi Sotkamon kunnan verkkosivuilla on myös tiivistetty kieliversio englanniksi.

Työllisyyspalveluissa vieraskielisten ohjaaja tarjoaa yksilöllistä ohjausta ja neuvontaa asiakkaan palvelutarpeen mukaisesti mm. asunto, työ- ja opiskeluasioissa, eri viranomaisten palveluihin ohjautumisessa ja niissä asioimisessa. Asiakkaat ovat ottaneet itse yhteyttä ja heitä on ohjautunut myös muiden toimijoiden kautta.  Sotkamon kunnan verkkosivuilla on ollut erikseen ohjeistusta ukrainan kielellä. Vuonna 2025 voimaan astuva laki kotoutumisen edistämisestä velvoittaa kuntia yhä vahvemmin huolehtimaan maahanmuuttajan kotoutumisesta. Kainuu-Koillismaan työllisyysalueelle laaditaan parhaillaan uutta työllistämislähtöistä kotoutumisen edistämisen ohjelmaa ja kunnassa resursoidaan henkilöstöä vastaamaan lakisääteisistä palveluista.

Perusopetuksessa järjestetään valmistavaa opetusta, jossa perusopetusikäisille lapsille opetetaan suomen kielen perusteet ja mahdollistetaan yleisopetukseen siirtyminen noin vuoden opiskelujen jälkeen. Tämän jälkeen suomen kielen opetusta jatketaan suomi toisena kielenä -oppimäärän mukaisesti. Lautakunnan myöntämällä tuntikehyksellä on palkattu suomi toisena kielenä -opettajia. Myös varhaiskasvatuksessa huomioidaan lapset, joilla suomi on toinen kieli. Huoltajien kanssa asioidessa käytetään tulkkauspalveluita, jotta varmistetaan huoltajien, että huoltajat ymmärtävät suomalaisen koulujärjestelmän ja siihen liittyvät asiat.

Kansalaisopiston kurssiohjelmassa on suomen kielen kursseja ulkomaalaisille ja muutamia muita kursseja opetetaan myös eri kielillä kuin suomeksi. Ohjeistusta on englanniksi, ukrainaksi ja venäjäksi.

Tarpeenmukaisia käännöspalveluja tuotetaan poikkihallinnollisesti.

Kunnanhallitus

Päätös Kunnanhallitus hyväksyi yksimielisesti kunnanjohtajan ehdotuksen.

Merkittiin pöytäkirjaan, että kunnanvaltuuston I varapuheenjohtaja Anne Lukkari saapui kokoukseen etäyhteydellä asian esittelyn aikana klo 17.57.

Otteet Kunnanvaltuusto